(一)标题

告知书的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

(二)正文

1.开头。写行文的缘由、背景和依据。

一般来说，告知书的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

2.主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。

⒊ 结语。不同类型的告知书结语有别。如果行文只是告知对方事项，则结语常用“特此告知”。

告知书与通知书的区别

一，听证告知书和听证通知书出现在听证过程的不同阶段。听证告知书是在进入听证程序以前的一种法律文书;而听证通知书是行政机关决定受理听证请求，进入听证程序后所发出的一种法律文书。

第二，听证告知书和听证通知书的内容不一样。听证告知书往往包括两方面内容：

一是告知当事人违法的事实、证据以及行政处罚建议等实体内容，二是告知当事人的程序权利，如当事人有要求举行听证的权利以及要求举行听证的期限和组织机关等;而听证通知书的主要内容除了当事人的姓名以及当事人违法事实、处罚建议等外，还包括听证主持人的姓名、听证地点、时间以及当事人有申请回避的权利、应该准备参加听证会的证据、材料等内容。

第三，两者的目的不一样。听证告知书的最主要目的在于告知当事人有权要求听证以及提出听证请求的时限;而听证通知书的最主要目的在于告知当事人举行听证会的时间、地点、听证主持人是谁、当事人应该准备参加听证会的证据材料等。

告知书和通知书是不一样的，不管哪一种都是有法律效力的。在写告知书的时候，不必要写的很长，内容很多，但是一定要进行写重点，把核心内容写明确，尽量的要简明扼要，不要写的拖拖拉拉，没有重点。告知书要根据事情进行下达。