举办新闻发布会需要提前准备标题、时间、场地、发言人等要点工作。

1、标题

新闻发布会一般针对对企业意义重大，媒体感兴趣的事件举办。每个新闻发布会都会有一个名字，这个名字会打在关于新闻发布会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。

为发布会准备一个适当的标题，能带来好的宣传效果。如可以为发布会选择一个具有象征意义的标题。这时，一般可以采取主题加副题的方式。副题说明发布会的内容，主题表现企业想要表达的主要含义。

2、时间

新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。通常情况下，发布会的时间安排在工作日，时长为1小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。

3、地点

场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。

为了体现权威性，可在人民大会堂等权威场所举行。（由于审核程序繁琐，企业可委托专业策划公司全程策划筹办）

4、席位

摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。

摆放回字型会议桌的发布会也出现的较多，发言人坐在中间，两侧及对面摆放新闻记者坐席，这样便于沟通。同时也有利于摄影记者拍照。

注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

5、道具

最主要的道具是麦克风和音响设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在企业内部安排发布会，也要酌情安排人员做记者引导工作。

6、资料

提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：会议议程、 新闻通稿、发言稿、发言人背景、公司宣传册、产品说明资料、有关图片、 纪念品、企业新闻负责人名片、空白信笺、笔（方便记者记录）。

7、发言人

代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。

新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：

公司的头面人物之一——新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话；良好的外型和表达能力；知识面丰富，有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表整洁、大方得体；执行原定计划并加以灵活调整的能力；有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

8、提问

在新闻发布会上，通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通，增强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访，可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。

在答记者问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。

发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止；对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

9、媒体邀请

邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。