档案管理：企业档案移交、保管、利用

1、电子文件的形成部门一般应在每年年底 1 2月3 1日前，将全年度办理完毕的属归档范围的电子文件向部门档案管理员归档，电子文件归档移交前，各承办（业务）部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性，要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

2、撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或有关档案管理员移交。

3、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案管理员要检验好承办（业务）部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。移交电子档案的基本要求：

（1）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于X M L 的封装方式组织档案数据；

（2）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；

（3）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；

（4）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应

当与其读取平台一起移交；

（5）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存 3 年。

4、电子档案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作第三套，实行异地保存。

5、电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于 4 0 % ，发现问题要及时补救。

6、随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

7、对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

8、磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

9、档案室对电子档案载体应当按照 D A / T 3 8《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存 3 年。