档案交接是档案管理中的重要环节,单位负责人要把档案交接工作摆上重要议事日程,做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续,然后再办理调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知。 (二)档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案移交前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。移交方在正式移交之前要做好五项工作:一是对档案进行全面清理,做到帐物相符、心中有数;二是对借出的档案及时催还,归还不了的要问明原因,整理好借据;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序;四是按档案移交要求编制好移交文据及表格;五是撰写档案移交说明。 接收方在接收之前要做好三项工作:一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;三是要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分,才能保证交接工作顺利进行。 (三)认真做好档案监交工作 档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用,负责档案保管接待人员的交接,要安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。一般档案人员交接,可由档案机构负责人监交;档案机构负责人交接,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份,移交人、接收人各执一份,单位存档一份。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章。 (四)加强档案交接中的思想教育工作 档案交接工作中出现的问题,不单纯是档案人员的业务素质问题,其中一个十分重要的原因就是,近几年来一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严格按照规定办理,使基层档案工作前后衔接起来。